En el mundo de hoy, con las economías globales cada vez más integradas, las empresas continuamente están buscando tecnologías más avanzadas para mejorar la colaboración social y comunicación interna.

El mail claramente no es una opción eficiente, entonces ¿qué posibilidades tenemos?

Por un lado, se encuentra SharePoint: la solución de Microsoft. SharePoint tuvo éxito con algunas empresas en los últimos años. Es una tecnología de colaboración que permite a los empleados compartir y trabajar en documentos, presentaciones, planillas y otros aspectos de la empresa. Pero la realidad es que SharePoint no ha sido capaz de adaptar su producto a los constantes cambios del mundo moderno de los negocios.

Un estudio realizado por Forrester, una compañía independiente de tecnología e investigación de mercados, mostró que muchos gerentes de empresas no se encuentran satisfechos por SharePoint, citando una falta “de valor empresarial” para la compañía y “experiencias de usuarios sin inspiración, complejidades técnicas, y otros factores.”

El problema principal de SharePoint, se debe a que su enfoque se encuentra muy distante de las cosas que a una empresa moderna necesita, que son lo Social y Mobile.

“Las personas no quieren estar atadas a una sola plataforma. Quieren tecnologías que funcionen, que se ajusten a los requisitos específicos del usuario, y que no requieran mucha configuración. Si un usuario decide cambiar su Smartphone de Android a Windows, espera que sus aplicaciones también se encuentren ahí, y que además funcionen de la misma manera,” dice Christian Buckley, Director de Axceler.

Liam Cleary, un Gerente Senior de Protiviti, dice que “se puede apreciar un aumento en la demanda por tecnologías que permitan una comunicación entre usuarios de cualquier lugar, y a cualquier hora.”

Los profesionales quieren compartir su información en plataformas simples, fáciles de usar, a la hora que quieran, y en el lugar donde estén.

Social y Mobile son los aspectos más esenciales de la colaboración moderna, y éstas son exactamente las áreas que SharePoint no enfatiza.

De acuerdo a una investigación realizada por Forrester, el aspecto Social es uno de los que menos éxito ha tenido para SharePoint. Hay muy pocas aplicaciones de SharePoint que están disponibles para dispositivos móviles, de lo contrario, se puede acceder por páginas web estándares. “Microsoft no puso mucha atención en el aspecto Mobile de SharePoint, y parece no haber un sentido de urgencia de hacerlo, lo que es desconcertante,” dice Jeffrey Mann, analista de Gartner.

Las Redes Sociales Corporativas tienen soluciones para ambos aspectos: Mobile y Social. Por esta razón, en 2012, Microsoft admitió que SharePoint solo no podía satisfacer las necesidades sociales y móviles de las empresas modernas, y adquirió una red social empresarial basada en Estados Unidos. La adquisición fue vista como la solución de SharePoint para así compensar por esta falta, pero la realidad es que el proceso de integración de las dos plataformas era más difícil de lo previsto, y duraría por lo menos dos años más. En este mundo, las empresas necesitan las tecnologías más rápidas y eficientes ahora.

Los otros problemas que presenta SharePoint, tienen que ver con el tamaño y el precio, especialmente en relación a la implementación.

Si una empresa quisiera implementar SharePoint, deberá comprar una licencia. Como existe una serie de licencias, una empresa debe saber exactamente cómo utilizará el software. Esto complica el proceso para aquellas empresas que quieran adaptarse a la plataforma, debido a que no les permite un período de prueba para determinar la mejor forma de usar la plataforma.

Después de comprar la licencia, viene el costo de la implementación. Aptera, un software para empresas y de diseño web, escribió sobre el costo de implementación de Share Point: “depende de tantos factores que nunca podemos responder a esta pregunta como algo concreto”. Para una empresa con 12 empleados que usan sólo las aplicaciones más estándares, el costo de implementación puede ser de USD 10,000, con otros costos de cientos de dólares por mes para operar el sistema. Para una empresa de gran tamaño, es común gastar USD 200,000 para la implementación, además de los costos operacionales que esto implica.

Sin embargo, el costo de implementación para las empresas, considera largos períodos de entrenamiento y capacitación de los empleados, lo que implica también la configuración de sus cuentas, para luego utilizar este software complicado.

Para poner estos precios en perspectiva, Joincube es una plataforma basada en “la nube,” lo que permite la colaboración en tiempo real de todas las personas, y la sincronización instantánea de toda la información de la empresa en cualquier dispositivo móvil. Las diversas áreas de la empresa, pueden compartir documentos, programar reuniones, sincronizar con las aplicaciones Google, y mantener el trabajo organizado utilizando grupos y la herramienta de administración de tareas—todo esto de una manera más social y eficiente. Además, nuestra plataforma, como es parecida a otras plataformas de comunicación social, como Facebook, disminuye drásticamente el tiempo necesario para entrenar a sus equipos para usar el software.

El costo de implementación: $0. Costo medio de un usuario por mes: $2. Los invito a hacer el cálculo de la diferencia.

El último problema con SharePoint puede ser resumido perfectamente por Rob Koplowitz, analista de investigación en Forrester: “El problema con SharePoint, es que el aspecto social en las empresas se mueve cada vez más rápido, y SharePoint no, debido a que es un producto grande y complejo”. Muchas empresas prefieren utilizar RSCs (Redes Sociales Corporativas), ya que pueden adaptar sus productos a las nuevas tecnologías, y cumplir con las demandas del consumidor de una manera mucho más rápida y eficaz.

En el mundo de hoy, ser grande y complejo es más bien una desventaja. La recomendación es ser cuidadoso de los detalles, y bueno en lo que se hace.

Con las RSCs, las empresas son más flexibles, eficientes, y se encontrarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos y cambios que se viven día a día. Para una empresa moderna la decisión es fácil. Las Redes Sociales Corporativas siempre ganan.